Mevcut sisteminizden geçiş

Ne taşınıyor, ne taşınmıyor #

Rutix’te üç veri kümesi dosyadan gelir. Geri kalan her şey ya elle girilir ya da eski sisteminizde kalır. Aşağıdaki tablo bugünkü durumu olduğu gibi gösteriyor; “yakında” diye işaretlenmiş bir satır yok, çünkü geçiş planı yapan biri için yakında olan şeyle olmayan şey aynı kefeye girer.

İçe aktarma gerçekte ne yapıyor #

İçe aktarma ekranı üç sekmeden ibaret: müşteriler, ürünler, fiyatlar. Sıra bu şekilde sabit, çünkü fiyatlar ürünlere, ürünler de hiçbir şeye dayanmaz — sırayı bozan bir yükleme, çözülemeyen ürün kodları yüzünden reddedilir.

Bilmeniz gereken sınırlar #

• Dosya başına 20.000 satır ve 12 MB. Daha büyük bir dosya bölünür. Bu bir performans korkusu değil: içe aktarma eşzamanlı çalışır, yani tarayıcı cevabı bekler ve süreyi öngörülebilir tutmanın yolu dosyayı sınırlamaktır.
• Aynı dosyayı ikinci kez göndermek güvenlidir. Satırlar müşteri/ürün koduna göre eşleşir; değişmemiş satır “değişmedi” olarak raporlanır, kopyası çıkarılmaz. Fiyatlarda eşleşme anahtarı liste, ürün, birim ve minimum miktar dörtlüsüdür.
• Aynı dosyanın içinde tekrarlayan bir kod hata sayılır. Eski sistemden çıkan raporlarda bu sık görülür ve önizlemede satır numarasıyla önünüze gelir.
• Adresten koordinat üreten bir servis yok. Enlem ve boylam sütunları şablonda var; doluysa alınır, boşsa müşterinin pini olmaz. Elinizdeki sistemde koordinat varsa bu sütunlara koyun — yoksa aşağıdaki bölüm bunun kendi kendine nasıl düzeldiğini anlatıyor.

Paralel çalışma #

Paralel çalışma, bir kesim gününe her şeyi yatırmamak için Rutix’i bir süre mevcut sisteminizle yan yana çalıştırmak demektir. Şunu baştan söyleyelim: Rutix’te “paralel çalışma modu” diye bir düğme yok. Bu bir ürün özelliği değil, bir çalışma disiplini — ve neyin gerçekten otomatik olduğunu bilmeden planlanamaz.

Otomatik olan kısım #

Rutix’te oluşan sipariş ve ziyaret olayları, sizin verdiğiniz bir adrese imzalı webhook olarak gönderilir: sipariş oluşturuldu, gönderildi, onaylandı, iptal edildi, faturalandı, teslim edildi, kredi askısına alındı ve bırakıldı; ziyaret açıldı, kapandı, atlandı, tahsilat alındı ve iptal edildi. Gönderim en az bir kez garantilidir, her denemede aynı olay kimliğini taşır, yeniden deneme ve ölü mektup kuyruğu vardır. Bu yol simülasyon değil: entegrasyon merkezindeki tek gerçek bağlayıcı webhook bağlayıcısıdır ve karşı tarafa hakikaten bağlanır. Aynı veriye REST API’den de erişilir.

Yani eski sisteminize veri akıtmak istiyorsanız, ihtiyacınız olan uç Rutix tarafında hazır. Karşı taraftaki alıcıyı yazmak size ya da ERP danışmanınıza kalır.

Otomatik olmayan kısım — ve bu kısım büyük #

• ERP bağlayıcıları bugün simülasyon modunda. Netsis, Logo, Mikro ve SAP bağlayıcıları kuyruğu, yeniden denemeyi ve hata sınıflandırmasını gerçek şekilde yapar ama hiçbiri dış bir sisteme bağlanmaz. Rutix’teki bir sipariş, kendiliğinden muhasebenize düşmez. Ayrıntı entegrasyon dokümanında.
• e-Fatura da simülasyon modunda. Paralel dönemde resmî faturayı kesen sistem, bugüne kadar kesen sistemdir. Rutix’in ürettiği fatura numarası mali bir numara değildir.
• Çift kayıt riski gerçektir. İki sistemde de sipariş alınıyorsa stok iki yerde ayrı düşer ve akşam ikisi tutmaz. Paralel çalışmanın işe yaradığı tek kurgu, aynı işin iki kez değil, farklı işlerin ayrı yerlerde yapılmasıdır.

Bu yüzden önerdiğimiz paralel kurgu şudur: bir ya da iki rutu bütünüyle Rutix’e alın, geri kalan sahayı olduğu gibi bırakın. Kesişme yok, mutabakat yok, çift kayıt yok — ve iki hafta sonra elinizde varsayım değil, kendi müşterilerinizle alınmış gerçek siparişler olur. Bu rutlar iyi giderse kalanı taşımak bir karar meselesidir; kötü giderse kaybettiğiniz şey iki rutluk alışkanlıktır.

Bir geçiş tipik olarak nasıl ilerler #

Aşağıdaki takvim bir söz değil, bir şekil. Rutix’in bugün müşterisi yok; bu sıralama, ürünün içindeki bağımlılık düzeninden çıkıyor — panelde gördüğünüz kurulum listesi de aynı sırayla ilerler, çünkü fiyat listesi ürün olmadan, rut müşteri olmadan kurulamaz. Süreler, aşağıdaki varsayımlar tutuyorsa geçerlidir.

Bu takvim neyi varsayıyor #

• Müşteri, ürün ve fiyat listelerinizi mevcut sisteminizden Excel’e çıkarabiliyorsunuz. Çıkaramıyorsanız takvimin başına, o çıktıyı almak için geçen süre eklenir ve bu süre bizim kontrolümüzde değildir.
• Kayıt sayıları dosya başına 20.000 satırın altında.
• Ofis tarafından bu işe bakan bir kişi var. İki hafta boyunca tam zamanlı olması gerekmiyor, ama sorulara aynı gün cevap verebilmesi gerekiyor.
• Açık faturaların eski sistemde tahsil edilmeye devam edeceği kabul edilmiş durumda.
• Canlıya alma, ay sonuna ya da bir kampanya haftasına denk getirilmemiş.

Yeniden eğitim maliyeti neden düşük #

Bir saha yazılımı değiştirmenin görünmeyen faturası eğitimdir: yirmi temsilci, iki günlük eğitim, ilk haftalarda düşen ziyaret sayısı. Rutix’te bu faturanın küçük olmasının sebebi bir eğitim yöntemi değil, bir tercih: ürün Türkçe düşünülmüş.

• Dört uygulamanın (panel, plasiyer, şoför, B2B portal) tamamı tek bir Türkçe metin kataloğunu kullanır ve varsayılan dil Türkçedir. İngilizceden çevrilmiş bir arayüz değil; İngilizce, sonradan eklenen ikinci dildir.
• Ekranlarda sahanın kullandığı kelimeler yazar: rut, sıcak satış, iskonto, cari, ekstre, tahsilat, sevkiyat, vade, koli. Bunlar başlık süsü değil — promosyon kurarken “3 koli” yazıp ana birim karşılığını görürsünüz, kıl payı kaçan fırsat uyarısı da aynı dille konuşur.
• Ekran adları da tanıdıktır: Satış Rotaları, Sevkiyat, Tahsilat, Fiyat Denetimi, Onaylar. Yıllardır rut yapan bir temsilcinin öğrenmesi gereken şey kelime dağarcığı değil, düğmelerin yeri.

Bunun sınırını da söyleyelim: eğitim ihtiyacını sıfırlamaz. El terminali çevrimdışı çalıştığı için “senkronize et” alışkanlığı değişir, tahsilatta çek ve nakit ayrı akışlardır, ziyaret kapanışı zorunludur. Bunlar yarım günlük konulardır, iki günlük değil.

Ayrılırsanız ne götürürsünüz #

Bu bölüm burada, çünkü bir sistemden çıkamamak bir sisteme girmemenin en yaygın sebebidir. Cevabı olduğu gibi veriyoruz.

• Ekranlardan CSV. Müşteri listesi, müşteri ekstresi, açık faturalar, yaşlandırma, temsilci performansı, şoför performansı ve hedef gerçekleşme ekranları CSV olarak indirilir. Dosyalar noktalı virgüllü ve UTF-8 BOM’lu üretilir, yani Türkçe Excel’de çift tıklamayla düzgün açılır.
• API. Müşteriler, katalog, fiyatlar, promosyonlar, siparişler, saha, stok, sevkiyat, fatura ve tahsilat kaynaklarının hepsi REST üzerinden listelenir. Kimlik doğrulama ve kaynak grupları API dokümanında.
• Senkronizasyon çekişi. El terminallerini besleyen GET /sync/pull ucu, tek bir imleçten itibaren tüm senkron tablolardaki satırları sayfa sayfa döner. Bir cihaz için yazıldı, ama artımlı tam kopya almanın en kısa yolu budur.

Bir şeyi daha söyleyelim, çünkü çıkış kapısıyla ilgili: aboneliğiniz biterse hesabınız salt okunur hâle gelir. Kayıtlarınız durur, yeni kayıt girilemez. Verinize erişiminiz hiçbir aşamada kesilmez.

Sözünü vermediğimiz şeyler #

Bu sayfanın işe yaraması, listelemediklerimizle listelediklerimiz kadar ilgili.

• “İki haftada canlı” bir garanti değil. Yukarıdaki takvim, kendi varsayımları tuttuğunda geçen süredir. Rutix’in henüz tamamlanmış bir müşteri geçişi yok ve olduğunda buraya yazılacak.
• Sizin adınıza eski sisteminizden veri çekmiyoruz. Karşı sistemin veritabanına bağlanan bir aracımız yok. Dosyayı siz çıkarırsınız; biçimlendirmesinde, başlık eşlemesinde ve hataların ayıklanmasında biz yanınızdayız.
• Muhasebe entegrasyonu geçişin parçası değil. ERP ve e-Fatura bağlayıcıları gerçek moda alınana kadar bu iş elle ya da webhook üzerinden yazacağınız bir aktarımla yürür.

Koordinatlar için küçük bir not #

Eski sistemden gelen müşteri koordinatları genelde adresten üretilmiştir ve “Atatürk Cad. No:47” sokağın ortasına düşer — kapıdan iki yüz metre uzağa. Rutix bunu bilerek davranır: bir pin, üç ayrı ziyaret 50 metre içinde birbiriyle anlaşana kadar doğrulanmış sayılmaz, ve coğrafi çit yalnızca doğrulanmış pine karşı işletilir. Yani geçişte yanlış gelen koordinatlar, sahanın ilk haftalarında kendi kendini düzeltir; temsilciye “dükkânın içindesin ama uzaktasın” diyen bir sistem devralmazsınız.